行政行业面临的图文档管理问题
图纸文档存储分散
政府档案不方便实现电子化管理，文件存储分散，没有统一的信息存储平台。
政务流程慢
政府公文由主管单位统一审核，现有政务流程致使公文流转速度慢、不便捷。
互联互通不便
部门互联互通不便，通知通告等不能及时送达到相关部门，阻碍均衡发展。
数据检索难度大
政府实现公共服务数据资源库的建设有难度，没有灵活的数据检索来支持政府标准文本。
行政行业的图文档管理方案
海量文件管理
通过彩虹EDM图文档管理软件为单位建立高效规范的文控体系；平台的高级检索功能可完成成文档的准确查找。让单位的图文档资料（Office、PDF、CAD等）都可以安全高效地进行管理。
培训的功能模块：
编码管理、统一模板管理、版本管理、收发管理、可视化浏览与检索。
文档版本管理
文件的各历史版本在系统内都得到记录，并提供版本对比，记录文件的变更情况，解决文档版本繁杂，使用错乱等问题。系统有修订版管理功能，在系统内对图纸文档的修改变动会产生新的版本，如果新版资料有误删除或更改不合理的地方，或需要使用旧版时，可以退回到所需版本，保证公文文档不会丢失。
培训的功能模块：
版本管理模块、变更管理模块、权限管理模块。
完善的权限管理
文件使用权限管理，通过管理软件对部门、小组、单独个人、文件夹、文件进行权限进行分配，在实现文档集中存储安全共享的同时，通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关的安全使用。细颗粒度权限分配，对不同部门、职位用户的权限控制细分到预览、下载、编辑等每一项操作。
培训的功能模块：
权限管理、编码管理、统一模板管理、收发管理、用户管理。
智能检索
管理软件简便的查找方式，可以迅速找到需要的文档文件。可通过自定义数据库属性查找值，准确查找到自己需要的文件。全文检索支持部分格式的全文检索（word 、excel 、ppt、dwg、caxa）。可将文件定位发送给相关负责人员。
培训的功能模块：
查找模块、编码管理、统一模板管理、版本管理、收发管理、可视化浏览与检索。
文件全生命周期管理
彩虹EDM图文档管理软件以文件的统一收发为基础实现对文档文件的从创建、审批、归档、发布、变更、废止、回收等全生命周期管理，清晰标识图文档状态，可通过权限或流程严格控制图文档状态的改变。对公文的全生命周期实现无纸化管理，全面管控公文运转情况。
培训的功能模块：
统一模板管理、版本管理、收发管理、变更管理、回收模块、归档模块。
