教育行业面临的图文档管理问题
教育资源分散
教育体系中分校、分院机构多，多分支的现状导致各种教学文档欠缺专业存储系统，文档文件分散在各个岗位、人员手中，无法进行集中管理、统一使用，缺乏稳定性和安全性，资源浪费严重。
优质资源分享受限
协同办公的业务需求日益增加，传统的FTP、U盘甚至是公共邮箱的传输方式，已然无法满足高效办公的需求，同时这样的传递方式，存在较大的重要资料外泄、遗失的安全隐患。
缺乏共同交互平台
学校、老师、学生三者之间缺乏快速高效的共同交互平台，彼此之间无法及时获悉的动态、文件资料。
资料查找困难
在众多的资料中查找一份文档十分费力，现有文件搜索水平无法满足实际需求，浪费太多的人力和时间资源，降低办公效率。
教育行业的图文档管理方案
海量文档管理
搭建属于企业的图纸文档管理平台，建立高效规范的文控体系；图纸文档的查询可通过检索功能代替人员查找。让单位的图纸文档资料（Office、PDF、CAD等）都可以安全高效地进行管理。
培训的功能模块：
编码管理、统一模板管理、版本管理、收发管理、可视化浏览与检索。
完善的权限管理
通过彩虹文档管理系统限制重要文档的查看使用，对各部门小组、单独个人、文件等设置使用权限。在实现文档集中存储安全共享的同时，通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关的安全使用。
培训的功能模块：
权限管理、编码管理、统一模板管理、收发管理、用户管理。
文档安全管理
文档管理系统中内设置多层安全控制机制，细致、严密地保护单位知识财富的安全。实现单位核心文档数据的“集中管理”“权限控制”“流程管控”“操作追踪”等多重安全特性。文档电子仓数据加压加密，后台数据拷出去无法打开，防止数据泄露。
培训的功能模块：
流程管理、用户管理、权限管理、变更管理、收发管理、版本管理、数据备份、系统维护等。
文档快速定位
彩虹文档管理系统提供快速查询模块，可以通过模糊查询，可以迅速找到需要的图纸文档。也可通过自定义数据库属性查找值，准确查找到自己需要的图纸。全文检索支持部分格式的全文检索（word 、excel 、ppt、dwg、caxa）。同时可将文档文件定位发送给相关负责人员。
培训的功能模块：
快速查询模块、编码管理、统一模板管理、版本管理、收发管理、可视化浏览与检索。
即时通讯
彩虹图纸文档管理系统设有即时通讯模块，可实现办公人员间的即时通讯、实现有效沟通，减少中间环节，工作更高效。
培训的功能模块：
即时通讯模块、邮件管理模块、任务管理模块、工作圈模块、工作报告。
文档版本管理
管理系统有文档版管理功能，可以保留之前修改过的版本，如果新版资料有误删除或更改不合理的地方，或需要使用旧版时，可以退回到所需版本，保证教学资料不会丢失。
培训的功能模块：
版本管理模块、变更管理模块、权限管理模块。
在线审批流程
可以在管理系统内自定义设置对应单位要求的文档工作流程，图形化产流程辑器，可以设置复杂的流程策略，可以设置邮件提醒跟催。电子签章支持dwg/caxa/word/excel/pdf格式文件在审批流程完成后，将审核人的手写体或印刷体签名签入文件的位置。
培训的功能模块：
图文档在线审批模块、流程模板模块、电子签章模块。
